تعریف کامل تنخواه:
تنخواه یا تنخواه‌گردان، مبلغی است که توسط یک سازمان یا شرکت به یکی از کارکنان یا واحدهای داخلی تخصیص داده می‌شود تا هزینه‌های جاری کوچک و روزمره شرکت، بدون نیاز به طی کردن فرآیند رسمی پرداخت، انجام شود. این هزینه‌ها می‌توانند شامل خریدهای اضطراری، مخارج اداری، هزینه‌های حمل و نقل و سایر امور روزانه باشند.
هدف از تنخواه‌گردانی:
هدف اصلی از تخصیص تنخواه، تسهیل و تسریع در انجام هزینه‌های خرد و روزمره است. این روش به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از اتلاف وقت در انجام فرآیندهای پیچیده مالی برای هزینه‌های کوچک جلوگیری کنند و امور خود را روان‌تر پیش ببرند.
انواع تنخواه
-
تنخواه ثابت
در این نوع، مبلغ مشخصی به عنوان تنخواه به مسئول تنخواه پرداخت می‌شود و این مبلغ پس از استفاده و ارائه گزارش هزینه‌ها، دوباره تکمیل می‌شود تا به همان میزان اولیه برسد.
مثال:
اگر تنخواه اولیه ۵ میلیون تومان باشد و مسئول تنخواه ۲ میلیون تومان هزینه کرده باشد، بعد از ارائه گزارش، ۲ میلیون تومان به او پرداخت می‌شود تا موجودی دوباره به ۵ میلیون تومان برسد.
-
تنخواه متغیر
در این روش، مبلغ مشخصی تعیین نمی‌شود و تنخواه بر اساس نیازهای واقعی سازمان تأمین می‌گردد. به عبارت دیگر، هزینه‌ها بر اساس گزارش‌های ارائه‌شده، به‌صورت متغیر بازپرداخت می‌شوند.
مثال:
هر زمان که مسئول تنخواه گزارشی ارائه دهد، هزینه‌های انجام‌شده در همان مقطع بازپرداخت می‌شوند.
-
تنخواه پروژه‌ای
این نوع تنخواه معمولاً برای پروژه‌های خاص تخصیص داده می‌شود. مبلغ تنخواه بر اساس نیازهای پروژه و مدت زمان اجرای آن تعیین می‌شود. پس از اتمام پروژه، گزارش مالی نهایی ارائه و تنخواه تسویه می‌گردد.
نحوه مدیریت تنخواه (تنخواه‌گردانی)
-
تعیین سقف مبلغ
مبلغ تنخواه باید متناسب با حجم و نوع هزینه‌های سازمان تعیین شود. معمولاً سقف مبلغ توسط مدیر مالی یا مدیر ارشد تعیین می‌شود.
-
انتخاب مسئول تنخواه
مسئول تنخواه باید فردی امین و آگاه به امور مالی باشد. وظیفه او شامل مدیریت هزینه‌ها، نگهداری اسناد و تهیه گزارش‌های مالی دقیق است.
-
ثبت و مستندسازی هزینه‌ها
تمام هزینه‌های انجام‌شده باید با فاکتور یا رسید معتبر مستند شوند. مسئول تنخواه باید تمامی مدارک را نگهداری کرده و به واحد مالی تحویل دهد.
-
ارائه گزارش دوره‌ای
مسئول تنخواه موظف است به‌صورت دوره‌ای (هفتگی، ماهانه یا بر اساس توافق) گزارش کاملی از هزینه‌ها به همراه مدارک مستند ارائه کند.
-
بازپرداخت و تسویه
پس از بررسی گزارش‌ها توسط واحد مالی، مبلغ هزینه‌شده بازپرداخت می‌شود یا در صورت لزوم، تسویه کامل انجام می‌گیرد.
کاربردهای تنخواه
- هزینه‌های روزمره شرکت: مثل خرید لوازم‌التحریر، پذیرایی و پرداخت قبوض.
- پرداخت‌های اضطراری: مثل هزینه حمل‌ونقل یا تعمیرات فوری.
- حمایت از پروژه‌ها: تأمین نیازهای مالی کوچک پروژه‌های خاص.
- رویدادها و مراسم: مثل برگزاری جلسات، همایش‌ها و جشن‌های سازمانی.
مزایای تنخواه و تنخواه‌گردانی:
- تسریع در انجام امور مالی خرد.
- کاهش بار کاری واحد مالی برای پرداخت هزینه‌های جزئی.
- مدیریت بهتر هزینه‌ها در پروژه‌های کوچک.
- ایجاد انعطاف‌پذیری در سازمان.
- معایب و چالش‌ها
- احتمال سوءاستفاده یا اشتباه در ثبت هزینه‌ها.
- نیاز به نظارت دقیق برای جلوگیری از مشکلات مالی.
- دشواری در مدیریت تنخواه‌های متغیر بدون سیستم‌های مالی مناسب.
شرکت حسابداری امین
شرکت خدمات حسابداری و حسابرسی امین (با مسئولیت محدود) در تاریخ 1379/11/12 با شماره ثبت 112 نزد مرجع ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده است.
